「赤字会議」を「黒字会議」に変えるには？
行政書士 谷口 昌良 (リーガルオフィス神戸)
「御社では会議をすることで業績アップに繋がっていますか？」
この質問への回答が、
“Ｙｅｓ”なら、その会議は「黒字会議」。
“Ｎｏ”なら、その会議は「赤字会議」
と言えるのではないでしょうか。
みなさんの会社で、日々当たり前のように行われている会議が、
もし「赤字会議」ならば、その会議をいつまでも同じように続けていくことは、
赤字の垂れ流しということになります。
そして、最も恐ろしいことは、会社の中枢を担う経営者や管理職の方が、
この「赤字会議」を続けているという自覚が無いことです。
（経理上の数字として表面化しているものでは無いため）
逆を言えば、「黒字会議」が実現できれば、おのずと業績アップに繋がるはずと
言えるわけです。
そこで、今日は「黒字会議」に向けてのポイントを整理したいと思います。
まず、会議の根本的な見直しが必要です。
この時に重要なのは、会議の「やり方（手法）」を見直すのではなく、
「あり方（本質）」を見直すということです。
会議の「あり方」とは、
■なぜ会議をするに至ったのか（背景）
■会議を通じて目指すべき到達点（目的）
を明確にし、それを出席者全員が理解、共有している状態を作ることです。
文字にすると、たわいないことのように思えますが、これまで会議の改善に関する
ご相談を受けたケースでは、ここができていない（又はできていると思い込んでいる）
会社が多いように思います。
「何のための会議なのか分からない」
「なぜ自分が出席しないといけないのか分からない」
「何をどこまで決めるのかが分からない」
出席者が上記のような状態では、会議へのモチベーションなど上がるわけがなく、
そんな人たちが集まって行った会議が「黒字会議」になるわけもありません。
少なくとも、会議の「あり方（本質）」を見直し、理解、共有した上で、
下記のような「やり方（手法）」の見直しに着手してみてください。
１．十分な事前準備
⇒資料作成、事前配布、下打合せ など
２．会議場所の環境づくり
⇒座席配置、備品類準備、室内環境 など
３．会議ルールの徹底
⇒時間厳守、進行手順、発言ルール など
４．議題とゴールの明確化
⇒具体的な議題とゴールの設定
５．会議後の進捗管理
⇒会議での決定事項に対する検証
６．進行役の配置
⇒会議全体の取りまとめ
７．第三者のオブザーバー出席
⇒客観的視点からの意見、アドバイス など
まずは、みなさんの会社の「今の会議」を振り返るところから始めてみては
いかがでしょうか？
執筆者ご紹介
行政書士 谷口昌良（たにぐち・あきら）
ゼネコン出身の行政書士という特徴を生かし、特に建設業・産業廃棄物関連の許可申請を得意としてます。また、介護事業所との付き合いも多く、介護事業の許可申請についても対応可能です。行政書士も複数体制で、対応の早さとフットワークの軽さが売りです。
1.建設業許可
2.介護事業許可
3.ＮＰＯ・財団・社団法人設立
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